Artículos


¿Cómo comportarse ante el auditor?

Ante la cercanía de una auditoría externa todos, nos ponemos nerviosos, empezando por el Responsable del Sistema de gestión, y siguiendo por el resto de la estructura, pero existen algunas recomendaciones que pueden hacerse, para “salvar” el momento.

– La semana que viene tenemos auditoría!!!
– ¿Ya? ¿Tan pronto?, ¡pero si está todo sin hacer…!.

Seguramente alguno habrá participado o escuchado algún diálogo similar. Siempre la llegada de un Auditor externo, pone en crisis a casi todas las organizaciones.

Lo principal, después de esta noticia, es mantener la tranquilidad. Nunca todo está tan mal como parece, además, comoorganización uno debe tener un rol muy activo, jugando un papel importante a través de todas aquellas personas que tomen parte de ella, con lo que todo lo bien o mal que salga la auditoría no solo va a ser función del auditor de turno, sino un diagnóstico de cómo se encuentra el Sistema y en qué áreas debe reforzarse las acciones.

Luego de varias auditorías, se comprenden algunos aspectos que vale repasar:

No se trata de engañar al auditor, pero sí de interactuar con él durante la auditoría poniendo énfasis en nuestras fortalezas. Al fin y al cabo, la organización es la que defiende su auditoría. A todos nos fastidia que nos digan que no hacemos las cosas bien, o que las cosas pueden hacerse mejor, pero tampoco se trata de ocultar la realidad, por varios motivos:

Primero, porque él tiene más experiencia que tú, que eres el Responsable del Sistema de Gestión, en esto de auditar. Para el auditor auditar es su trabajo diario, hoy está en tu organización auditándote, pero mañana posiblemente esté en otra auditando a otro, y lo que tú aprendes en una auditoría anual, él lo aprende en una auditoría diaria, con lo que te lleva una ventaja considerable.

Segundo, porque muy probablemente el auditor haya pasado antes por una fase en la que fue Consultor antes que referente del Sistema de Gestión, con lo que ya ha podido pasar por la experiencia de ser él el auditado, y seguramente también pudo aprender mucho del oficio.

Finalmente, porque si tú como Responsable del Sistema de gestión de tu organización, engañas al auditor, te estás engañando a ti mismo (y a la organización), porque de nada sirve si él decide la conveniencia de tu organización para concederte un certificado si realmente ésta no está preparada para recibirlo. Te darán un lindo certificado que colgarán en una pared en un sitio preferente donde pueda ser visible para todo el mundo, pero tu Sistema de gestión no funcionará y se vendrá abajo a la primera de cambio, posiblemente antes de que el auditor tenga la oportunidad de volver en el plazo de un año a revisarlo.

No vale decir que ya arreglaré lo que yo vea que no funciona durante ese tiempo, porque sinceramente todos sabemos que no será así. Es más recomendable que él anote varias No Conformidades en la auditoría y consensuar sobre las mejores Acciones Correctivas a adoptar, porque lo que está escrito se lee, y sobre ello se actúa proponiendo unos responsables y unos plazos de ejecución para dichas Acciones, y aunque solo sea porque al año siguiente es lo primero que va a revisar cuando vuelva, seguro que va a estar solucionado.

De otra forma, es como si te dan la licencia para conducir cuando realmente no estás preparado para conducir un vehículo. Tendrás tu licencia en el bolsillo, pero cuando te subas a tu automóvil, tendrás más posibilidades de accidentarte.

Otro error común es que, no se puede cargar el peso del Sistema de gestión sobre una persona ajena a la organización. No va a funcionar.

  • En primer lugar, porque el Consultor no pertenece a la organización y por lo tanto no está en ella permanentemente. Tampoco puede controlarlo todo desde su oficina porque seguramente esté en otras organizaciones. El consultor está un rato y el Sistema de gestión es un trabajo continuo. Si lo tiene que mantener en pie el Consultor, en cuanto éste salga por la puerta tras su visita periódica, el Sistema de gestión se desmoronará ante cualquier evento.
  • En segundo lugar, porque el Sistema de gestión es de gestión de la propia organización que es quién conoce su forma de hacer las cosas y de trabajar para producir. El Consultor sabrá mucho de los requisitos de las Normas ISO para Sistemas de Gestión pero quizás no tanto de lo otro, su trabajo consiste en orientar, acompañar y aconsejar la mejor manera de hacer las cosas durante el proceso de implantación para cumplir con los requisitos establecidos en dichas normas, no en realizar el trabajo. Incluso puede estar presente en la auditoría de certificación, pero no podrá defenderla ni rebatir las No Conformidades planteadas por el auditor, porque esa no es su tarea, sino la del Responsable del Sistema de Gestión.
  • En tercer lugar, porque el posible futuro certificado del Sistema de gestión va a nombre de la organización que es a la que representa, a la que certifica y quien lo paga y firma el contrato con la empresa certificadora. En ningún lugar del mismo va a aparecer el nombre del consultor, independiente de si ha hecho mucho o nada para su consecución, ni siquiera el del Responsable del Sistema. A la Certificadora le importa poco si la organización ha conseguido el certificado con ayuda externa o con un becario.
  • Y en último lugar, porque el Sistema de gestión le tiene que servir a la organización, para eso se lleva a cabo su implantación, ese es el fin último de la misma. De poco sirve implantar uno si la organización no saca beneficio de ello. No merece la pena embarcarse en esta tarea si no se lo toma en serio y le saca provecho. El Consultor vendrá varias veces con la frecuencia establecida, acordaba entre él y la organización, pero en cuanto se marcha, los problemas se irán acumulando en la organización y el trabajo comienza para ella hasta la próxima visita, en la que nos pedirá cuentas sobre los deberes planteados.

En resumen, el hecho de contratar una consultoría para que nos ayude en el proceso de implementación de un Sistema de gestión no nos exime del resto de responsabilidades, que son todas. Es la organización la que decide implantarlo, a la que le tiene que servir y la que debe llevar a cabo la labor. Con ayuda externa o no, es ella la que debe realizar el trabajo.

P: ¿En qué se diferencian los terroristas y los Auditores en Calidad?
R: En que los terroristas por lo menos tienen simpatizantes.